Theo dõi tồn kho sản phẩm

Quản lý tồn kho đem lại cho cửa hàng của bạn nhiều lợi ích, nhưng làm thế nào để có thể quản lý tồn kho hiệu quả? Nhiều doanh nghiệp chọn phương pháp kiểm kê định kỳ thủ công. Đây là phương pháp truyền thống đòi hỏi doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian và công sức. Một số khác áp dụng các phần mềm quản lý kho, nhưng các phần mềm này khá phức tạp, và chỉ phù hợp với các doanh nghiệp tầm cỡ lớn. Một giải pháp hữu hiệu cho các cửa hàng bán lẻ là lựa chọn các phần mềm bán hàng hiện đại, có tính năng quản lý tồn kho. Kết hợp giữa việc quản lý bán hàng và tồn kho, chủ cửa hàng có thể có cái nhìn tổng quan nhất về từng loại hàng hóa cũng như tình hình chung của toàn cửa hàng.

Nếu cửa hàng của bạn có nhiều chi nhánh, việc quản lý tồn kho càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết bởi bạn cần cân đối hàng hóa giữa các chi nhánh, sắp xếp số lượng hàng hóa phù hợp với từng địa điểm, tại từng thời điểm khác nhau, căn cứ trên nhu cầu thực tế của khách hàng.Với tính năng xem tồn kho giúp bạn trả lời được câu hỏi: Lượng tồn kho bao nhiêu là tối ưu? Khi nào tiến hành đặt hàng để nhập kho?

1. Theo dõi tồn kho theo sản phẩm và xuất báo cáo

Để xem tồn kho theo sản phẩm từ thanh Menu, chọn Quản lý kho, nhấn chọn Xem tồn kho. Hệ thống sẽ mở như màn hình dưới đây - tồn kho theo sản phẩm.

Với màn hình trên bạn theo dõi được các giá trị tồn kho theo sản phẩm như sau:

  • Số lượng tồn kho thực tế của từng sản phẩm theo từng kho (nếu bạn có nhiều kho) và tổng tồn của từng kho và tổng tồn của tất cả các kho.
  • Tồn kho của một sản phẩm theo từng kiểu bằng cách nhấn vào tên sản phẩm trên danh sách tồn kho. Màn hình tồn kho chi tiết của sản phẩm sẽ hiện như dưới đây:

  • Lịch sử nhập xuất kho của 1 sản phẩm bằng cách nhấn vào biểu tượng " Lịch sử" cuối cùng phía bên phải sản phẩm trên danh sách tồn kho. Lịch sử giao dịch xuất nhập kho của sản phẩm này sẽ hiển thị như dưới đây:

Bạn có thể xem lịch sử nhập xuất theo một khoảng thời gian tùy chọn ở phía trên bên phải.

  • Xuất báo cáo excel theo từng kho bằng cách nhấn vào Export chi tiết, chọn kho và khoảng thời gian cần xuất báo cáo.
  • Xuất báo cáo excel tất cả các kho bằng cách nhấn vào Export tổng quan xuất báo cáo với số lượng tồn thực tế đang thấy trên hệ thống.

 2. Theo dõi tồn kho theo từng kiểu sản phẩm và xuất báo cáo

 Để xem tồn kho theo sản phẩm từ thanh Menu, chọn Quản lý kho, nhấn chọn Xem tồn kho,  chọn Tồn kho SKU phía trên danh sách tồn kho. Hệ thống sẽ mở như màn hình dưới đây - tồn kho theo từng kiểu sản phẩm.

 Tồn kho theo từng kiểu của tất cả sản phẩm đã từng xảy ra giao dịch nhập xuất kho.

 

Với màn hình trên bạn theo dõi được các giá trị tồn kho theo từng kiểu của tất cả sản phẩm như sau:

  • Số lượng tồn kho thực tế của từng kiểu sản phẩm theo từng kho (nếu bạn có nhiều kho) và tổng tồn của từng kho và tổng tồn của tất cả các kho.
  • Lịch sử nhập xuất kho của 1 kiểu của 1 sản phẩm bằng cách nhấn vào biểu tượng " Lịch sử" cuối cùng phía bên phải kiểu sản phẩm trên danh sách tồn kho. 

 Bạn có thể xem lịch sử nhập xuất theo một khoảng thời gian tùy chọn ở phía trên bên phải.

  • Xuất báo cáo excel từng kiểu sản phẩm theo từng kho bằng cách nhấn vào Export chi tiết, chọn kho và khoảng thời gian cần xuất báo cáo. Với báo cáo này bạn có thể xem tồn đầu kì và số lượng nhập xuất tồn kho theo thời gian tùy chọn.
  • Xuất báo cáo excel từng kiểu sản phẩm tất cả các kho bằng cách nhấn vào Export tổng quan xuất báo cáo với số lượng tồn thực tế đang thấy trên hệ thống.

3. Lợi ích của việc quản lý tồn kho hiệu quả

Quản lý tốt hàng tồn kho chính là một trong những nhân tố quan trọng làm nên thành công của bất cứ doanh nghiệp nào. Dưới đây là 8 lợi ích của việc quản lý tồn kho hiệu quả mang lại cho bạn:

1. Cân bằng lượng hàng tồn kho: Quản lý tốt số lượng hàng tồn kho sẽ giúp bạn biết chính xác lượng hàng mà bạn cần, tránh việc để lượng hàng quá ít hoặc quá nhiều so với yêu cầu thực tế.

2. Quay vòng tồn kho: Nắm được lượng hàng tồn kho, bạn có thể cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho cao, tránh tình trạng hàng hỏng / quá hạn sử dụng hoặc đọng vốn quá lâu.

3. Giữ chân khách hàng: Bạn muốn khách hàng sẽ tiếp tục quay lại cửa hàng của bạn? Hãy giữ chân khách hàng bằng cách luôn đáp ứng các sản phẩm mà khách hàng cần. Quản lý chính xác lượng hàng tồn kho sẽ giúp bạn tránh khỏi nguy cơ “cháy hàng’, khi khách hàng không thể tìm thấy sản phẩm họ muốn khi đến với bạn.

4. Lập kế hoạch chính xác: Quản lý tốt lịch sử tồn kho giúp bạn dễ dàng dự đoán được nhu cầu của khách hàng, giữ lượng hàng tồn kho vừa đủ và phù hợp với từng giai đoạn.

5. Đặt hàng: Khi có thể quản lý chính xác lượng hàng tồn kho hiện tại, bạn có thể đưa ra quyết định đặt hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Sử dụng các phần mềm với chức năng quản lý tồn kho giúp bạn nhanh chóng hoàn thành quy trình đặt hàng. Chỉ cần quét mã vạch sản phẩm, và thêm thông tin về số lượng hàng muốn nhập là có thể tiến hành tạo đơn đặt hàng và hóa đơn 1 cách nhanh chóng.

6.Theo dõi tồn kho: Nếu cửa hàng của bạn có nhiều chi nhánh, việc quản lý tồn kho càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết bởi bạn cần cân đối hàng hóa giữa các chi nhánh, sắp xếp số lượng hàng hóa phù hợp với từng địa điểm, tại từng thời điểm khác nhau, căn cứ trên nhu cầu thực tế của khách hàng.

7. Tiết kiệm thời gian: Quản lý tồn kho trên hệ thống là một công cụ tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bằng việc thường xuyên theo dõi số lượng hàng hóa và đặt hàng trên hệ thống, bạn không cần phải tự tổng hợp thông tin của từng hàng hóa, tiết kiệm cho bạn nhiêu thời gian quý giá và tránh các sai sót trong kiểm kê, tính toán.

8. Tiết kiệm chi phí: Căn cứ trên các số liệu tồn kho, bạn có thể biết chính xác những mặt hàng nào bán chậm, gây nguy cơ quá hạn tồn đọng vốn. Bằng việc điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa này đưa hàng hóa này ra khỏi danh sách của bạn, bạn sẽ có thể tiết kiệm chi phí và đầu tư vào các mặt hàng đem lại lợi ích cao hơn.