Kiểm tra số lượng tồn kho sản phẩm

Kiểm tra, kiểm kê tồn kho thực tế sản phẩm giúp đánh giá tình hình quản lý sản phẩm, hàng hóa tại kho cũng như tình trạng thực tế của hàng tồn kho, để bạn có thể cân đối số lượng và điều chuyển qua lại giữa các kho, giữ tỉ lệ cân bằng trong kho tránh tình trạng hàng hỏng / quá hạn sử dụng hoặc đọng vốn quá lâu.

Mô tả:

  • Ngày: Ngày tạo phiếu
  • Mã phiếu: Mã phiếu kiểm kho
  • Nhóm SKU: Số lượng sản phẩm (mặt hàng) trong phiếu kiểm kho
  • Kho: Tên kho đã kiểm
  • Người tạo: Người tạo phiếu
  • Trạng thái: Trạng thái của phiếu Nhập - Xuất 

1. Tạo phiếu kiểm kho định kỳ 

Để thêm một phiếu kiểm kho mới:

Từ thanh Menu, chọn Quản lý kho, nhấp chuột chọn Kiểm kho

Nhấn nút  Thêm mới phía trên bên phải popup sau sẽ hiện:

Ở đây mình chọn hình thức nhập liệu là Import từ excel nếu dữ liệu kiểm kho nhiều.

Chọn kho cần kiểm và tải file excel từ máy tính (nếu lần đầu kiểm kho thì vui lòng tải file mẫu) và nhấn nút Tiếp tục và màn hình sau sẽ mở:

 

Công thức tính : Chênh lệch = Thực tế - Tồn kho 

Nhập số lượng kiểm thực tế nếu là hình thức Nhập bằng tay. Và nhấn nút Thêm mới phía dưới bên phải để lưu lại phiếu vừa tạo.

Lưu ý

Bạn cũng có thể chọn hình thức nhập liệu bằng cách quét Barcode sản phẩm và số lượng kiểm thực tế sẽ được cộng dồn lên nếu sản phẩm đó cùng kiểu SKU.

Sử dụng máy tính bảng, điện thoại, máy quét mã vạch để tiến hành hoạt động kiểm kho, số lượng hàng tồn thực tế trong kho sẽ nhanh chóng được nhập vào hệ thống quản lý và xuất ra báo các chính xác cho từng mặt hàng cụ thể.

2. Gộp phiếu kiểm kho

Khi số lượng sản phẩm của doanh nghiệp bạn ngày càng nhiều thì vấn đề kiểm kho không dễ dàng thực hiện khi chỉ với một vài nhân viên kiểm kho và tốn nhiều thời gian nhưng không mang lại hiệu quả cao. Với tính năng gộp phiếu kiểm kho sẽ giúp doanh nghiệp bạn kiểm kho một cách nhanh chóng với nhiều nhân viên kiểm kho cùng lúc mỗi nhân viên sẽ tạo một phiếu kiểm kho sau đó sẽ gộp tất cả phiếu kiểm kho của từng nhân viên lại thành một phiếu tổng.

Để gộp phiếu kiểm kho:

Từ thanh Menu, chọn Quản lý kho, nhấp chuột chọn Kiểm kho

Nhấn nút  Gộp phiếu phía trên bên phải.

Màn hình sẽ hiển thị Popup như dưới đây:

Chọn Kho cần gộp phiếu và nhất nút Tiếp tục để tiến hành gộp các phiếu kiểm kho lại với nhau 

Tìm kiếm mã phiếu cần gộp kho ở ô tìm kiếm. Các mã phiếu kiểm phải thuộc cùng một kho cần gộp. Bạn có thể gộp 2 hoặc nhiều phiếu lại thành một phiếu tổng. Sau khi gộp phiếu thành công thì các phiếu bị gộp sẽ chuyển đổi trạng thái sang trạng thái Hủy

Nhấn nút Gộp phiếu phía dưới bên phải đến tiến hành hoàn tất gộp phiếu.

3. Tạo phiếu cân bằng kho 

Phiếu cân bằng kho giúp bạn điều chỉnh kho một cách tối ưu nhất sau khi hoàn tất quá trình kiểm kho. 

Để Cân bằng kho sau khi kiểm kho:

Từ thanh Menu, chọn Quản lý kho, nhấp chuột chọn Kiểm kho

Nhấn nút  Cập nhật phiếu kiểm kho (cây viết) phía bên phải. Màn hình sau sẽ hiển thị:

Nhấn nút Tạo phiếu cân bằng kho phía dưới bên trái để bắt đầu cân bằng kho với số lượng kiểm thực tế để không còn chênh lệch giữa số lượng tồn trong kho và thực tế. Màn hình tạo phiếu cân bằng sẽ hiển thị.

Sau khi nhấn nút Tiếp tục là hoàn tất quá trình cân bằng kho đồng nghĩa với việc một Phiếu Xuất kho được tạo (Nếu số lượng thực tế ít hơn trong tồn kho hệ thống) và Phiếu Nhập kho được tạo (Nếu số lượng thực tế nhiều hơn trong tồn kho hệ thống) với trạng thái phiếu nhập xuất tương ứng vừa chọn ở màn hình trên.

Lưu ý

Tạo cân bằng kho là tạo ra 2 phiếu nhập kho và xuất kho tương ứng với trạng thái vừa chọn.

Chỉ những nhân viên được phân quyền hoàn thành phiếu nhập - xuất kho mới có thể chọn trạng thái Hoàn thành ở màn hình cân bằng kho.