Việc thực hiện các quy trình mới có thể là một thách thức đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, nhưng học cách kiểm soát hàng tồn kho có thể đặc biệt khó khăn. Một doanh nghiệp thành công sẽ nhằm giảm thiểu lãng phí nhất có thể bằng cách dự đoán các yêu cầu của khách hàng.

Việc đặt hàng trên cổ phiếu không được bán, có thể ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận và liên kết vốn có thể được sử dụng ở nơi khác. Tìm ra sớm về  cách kiểm soát hàng tồn kho,  là chìa khóa để điều hành một doanh nghiệp thành công. Vì vậy, làm thế nào để chúng ta làm điều đó?

kiểm tra tồn kho

Điểm bắt đầu về cách kiểm soát hàng tồn kho

Bước đầu tiên là đánh giá chi tiết hàng tồn kho của bạn. Điều này nên bao gồm một tổng quan đầy đủ về các hệ thống hiện tại của bạn để đảm bảo rằng chúng đang theo dõi cổ phiếu của bạn một cách hiệu quả, theo dõi sự thay đổi mức cổ phiếu và chúng bao gồm các cờ cho biết khi nào nên sắp xếp lại. Một đánh giá ban đầu tốt sẽ cung cấp nền tảng cho một hệ thống mới tuyệt vời và làm nổi bật các lĩnh vực chính để chỉ cho bạn  cách kiểm soát quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp của bạn.

Cách kiểm soát hàng tồn kho bằng phần mềm chuyên dụng

Nhiều người có thể biết về phần mềm quản lý hàng tồn kho nhưng không chắc chắn làm thế nào để chọn hệ thống phù hợp cho doanh nghiệp của họ. Học cách kiểm soát hàng tồn kho qua phần mềm chuyên dụng có thể gây khó khăn - nhưng lợi ích là rất lớn. Chỉ cần chắc chắn rằng bạn làm nghiên cứu của bạn và tìm phần mềm phù hợp với bạn. Chúng đều có các tính năng khác nhau, và điều quan trọng là tìm thấy sự phù hợp.

Có một số gói kế toán đã được xây dựng quản lý hàng tồn kho , đó là một cách tuyệt vời để giữ một điểm kiểm soát trung tâm cho doanh nghiệp của bạn.

Hãy nghĩ về nó như một danh sách Posh

Làm thế nào để kiểm kê có thể được kiểm soát hiệu quả? Cần phải chính xác và cập nhật hồ sơ lưu giữ tất cả các cổ phiếu. Điều quan trọng là chứng khoán dễ dàng được xác định và mức độ chứng khoán được theo dõi. Điều này có thể được thực hiện thủ công nhưng khi một doanh nghiệp phát triển, sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể làm cho công việc này dễ dàng hơn nhiều!

Kiểm tra thủ công có thể bao gồm chứng khoán đếm vật lý, và, thực hiện kiểm tra trực quan để đảm bảo không có thiệt hại đáng chú ý hoặc các mặt hàng rõ ràng bị thiếu. Điều quan trọng là chọn khoảng thời gian bạn đo hàng tồn kho của mình, ví dụ: trong một tuần và ghi lại tất cả các giao dịch mua và bán mới trong khoảng thời gian đó.

Những số liệu này sau đó nên được giữ trong trường hợp bạn muốn nhìn lại một khoảng thời gian cụ thể. Điều cũng quan trọng là kiểm tra chéo các số liệu thủ công của bạn với dữ liệu phần mềm của bạn để đảm bảo mọi thứ đều chính xác.

Khi nào nên giới thiệu một hệ thống điểm bán hàng?

Không có câu trả lời đúng cho vấn đề này, nhưng khi một doanh nghiệp phát triển, một hệ thống điểm bán sẽ cung cấp cho bạn số liệu hàng tồn kho cập nhật có thể giúp đảm bảo mức tồn kho được duy trì. Bây giờ thậm chí có thể các hệ thống điểm bán tự động cập nhật hồ sơ kế toán của bạn.

Cách kiểm soát hàng tồn kho bằng cách sử dụng dự báo bán hàng

Để điều hành một doanh nghiệp thành công, bạn cần có đủ cổ phiếu để đáp ứng nhu cầu. Dự báo bán hàng dựa trên các số liệu trong quá khứ là một phương pháp tuyệt vời nếu doanh nghiệp của bạn đã hoạt động đủ lâu. Nếu bạn không có sự xa xỉ của dữ liệu lịch sử, thì việc nhìn vào đối thủ cạnh tranh và sử dụng kiến thức từ các liên hệ hoặc khách hàng của bạn, là một khởi đầu tốt.

Dự báo bán hàng của bạn sau đó có thể hướng dẫn bạn trong các mức chứng khoán bạn nên nhắm đến để duy trì. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn có không gian hạn chế, hoặc nếu hàng hóa của bạn dễ hỏng. Mặt khác, nếu bạn có một kho hàng khổng lồ và hàng hóa không dễ hỏng, việc mua số lượng lớn giảm giá là một bài tập tiết kiệm chi phí tuyệt vời.

Lập lịch đặt hàng

Điều quan trọng là phải tính đến việc bạn phải đặt mua cổ phiếu trước bao lâu và mất bao lâu để đến nơi. Nó có thể hữu ích để đặt hàng nhiều hơn một chút cổ phiếu có thời gian dài, để đảm bảo bạn luôn có thể thực hiện các đơn đặt hàng.

Một yếu tố quan trọng khác khi xem xét làm thế nào để kiểm soát hàng tồn kho là thiết lập vào thời điểm nào nhiều cổ phiếu nên được đặt hàng. Nhiều doanh nghiệp sẽ đặt cờ ở mức tối thiểu và khi đạt được điều này, một đơn đặt hàng sẽ được thực hiện. Quá trình này có thể cần được xem xét định kỳ nếu bạn có một doanh nghiệp theo mùa. Các doanh nghiệp theo mùa cũng có thể thấy hữu ích khi giữ một số cổ phiếu đệm trong trường hợp có nhu cầu không mong muốn.

Tôi có nên thuê ngoài Quản lý hàng tồn kho của mình không?

Điểm cuối cùng cần xem xét là liệu doanh nghiệp của bạn có được hưởng lợi từ việc thuê ngoài quản lý hàng tồn kho của mình cho một cơ quan bên ngoài hay không. Các công ty này đôi khi được sử dụng bởi các nhà bán lẻ lớn đang quản lý một lượng lớn cổ phiếu và thấy hữu ích khi thuê một đội ngũ chuyên biệt để giúp giải đáp câu hỏi lớn về cách kiểm soát hàng tồn kho .